Первичные документы и ЭСФ

Что подтверждает каждый документ

Договор фиксирует согласованные условия. Счёт показывает предложенную сумму к оплате. Акт или накладная подтверждает выполнение работы, оказание услуги или передачу товара. Банковский документ отражает оплату, кассовый чек – регистрацию денежного расчёта, а ЭСФ – налоговые сведения операции в предусмотренных случаях.

По статье 219 записи в налоговых регистрах ведутся на основании первичных документов. Электронный оригинал и скан бумажного документа – разные формы хранения: сохраняйте исходный документ и сведения о его подписании.

ЭСФ у неплательщика НДС

Отсутствие регистрации по НДС не означает отсутствия обязанности выписать счёт-фактуру. Статья 208 предусматривает её, в частности, для упрощённой декларации, реализации импортированных товаров и товаров, учтённых в «Виртуальном складе».

В той же статье установлены исключения: их состав зависит от основания обязанности и характера сделки. Например, для ряда операций допускается расчёт с выдачей кассового чека; для импортированных товаров отдельно рассматриваются продажи для личного использования и микропредпринимателям. Проверка проводится по соответствующему подпункту, а не только по статусу НДС.

Статья 209 устанавливает для неплательщиков НДС электронную выписку в ИС ЭСФ. Бумажный документ допускается в перечисленных там случаях, включая отсутствие сети и подтверждённый технический сбой.

Срок и исправленный документ

Общий крайний срок выписки по статье 493 – пятнадцать календарных дней после даты оборота. Для отдельных операций, включая экспорт и коммунальные услуги, эта статья устанавливает другие сроки.

По статье 499 исправленный счёт-фактура связан с исходным: он содержит номер и дату аннулируемого документа. Исправление применяется к ошибкам, не влекущим замену поставщика или получателя. Для электронной исправленной ЭСФ действуют отдельные правила подтверждения или отклонения получателем.

Хранение документов

Статья 206 требует хранить документацию до истечения срока давности по соответствующему налогу, но не менее пяти лет. Общий отсчёт начинается с налогового периода, следующего за периодом расчёта обязательства. Для документов стоимости активов и налоговых преференций предусмотрены отдельные правила; единая дата удаления для всех документов не подходит.